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【勞動檢查】出勤紀錄一定等於工作時間嗎？
勞基法第30條第5項規定：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。」；同條第6項：「前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。」；可見，逐日記載員工之出勤狀況，並予以保存至少5年，是勞基法賦予雇主之法定義務，係屬強制規定，雇主必須遵守。然而，對於大部分的公司而言，無論記載勞工出勤之方式為傳統的打卡，或門禁感應，抑或指紋辨識，在執行上，均由勞工單獨為之，因此，是否能以此作為勞工之工作時間，實務上往往會出現勞資雙方各說各話的爭議，故有必要針對出勤紀錄之真偽進行控管。
多數企業以「加班申請單」作為控管加班之依據
員工的刷進刷退紀錄，能否全然代表員工的工作時間呢？在正常工作的時段，相信不會產生太大的問題，勞資雙方應該都能接受其確為工作時間，然而，一旦正常工時結束，進入延長工時的階段時，勞工是否確實有繼續提供勞務之事實，就至為關鍵了；原因無他，蓋若認定勞工仍有工作之事實，則依然為工作時間，對雇主而言，當然就得按照勞基法第24之規定給付加班費；相反的，若僅是勞工自留廠區，而非受雇主之要求而繼續工作，那麼，即便出勤紀錄上所顯示之起訖時間已經超過正常工作時間，雇主仍無給付加班費之義務；話雖如此，但實務上又該如何加以認定呢？
為了明確上述之權利義務關係，諸多企業均習慣採用「加班申請制」，做為勞工於正常工時結束後繼續工作之認定，意即當勞工今天於下班後仍有必要留在公司繼續處理公事時，則應於事前提出申請，獲得部門主管以及人事主管之同意後，始得留在公司繼續工作，則其繼續工作時間均為勞基法第24條所稱之「延長工時」，雇主自得依該條之規定給付延長工時工資予勞工；反之，若勞工未經事前申請核准而逕自於正常工時結束後留滯公司，那麼，無論勞工留在公司所為何事，出勤紀錄上的起訖時間如何記載，對雇主而言，均可不認勞工係受雇主之命而留下工作，當然也就沒有給付加班費的義務。
然而，為了使加班申請制度能發揮其應有之效果，事業單位必須於工作規則或管理規章中明確訂定加班申請之規範、作業之流程與申請之程序，並要將此規範加以公告、宣導，對於未按程序逕自於下班後繼續逗留公司之勞工才能產生一定的約束效力。
民事法院對「加班申請制度」之適法性多採肯定見解
雖然加班申請制度為實務上多數企業所採行之管理措施，但其與法令之規範是否有所牴觸呢？以民事法院之判決而言，多數法官均支持此一制度之有效性與合法性。參考臺灣高等法院高雄分院105 年勞上易字第16號判決，對於勞工主張其每日均有常態加班事實，且公司主管亦鼓勵加班，甚至強迫加班等語，法官審查雙方約定之勞動契約與工作規則後，作出以下判決：
『然上開工作規則亦明確載明：「公司之基本政策是不鼓勵同仁加班，即同仁應於正常上班時間內完成工作，但若業務需要，需於正常上班以外之時間完成工作時，同仁應取得直屬主管同意後始得加班」、「加班費及補休假申請，應於事實發生3 日內於人力資源部網站申請為核」、「加班每日不得超過4 小時，每月加班時數不得超過46小時」等情。可見上訴人雖可在正常工時後為加班，但依本院上開說明及被上訴人之上開工作規則所示，上訴人之加班應取得直屬主管同意後始得為之，並應受申請程序及加班時數之限制，始為合法加班。而上訴人在本院審理時明確陳稱其所稱加班均未經直屬長官同意或提出申請，則縱認上訴人所稱常態加班屬實，然其既係未經被上訴人同意而片面延長工時，自非屬合於規定之加班，即不得請求給付加班費。故其此部分之請求，即屬無據，不應准許。』
結合上述判決意旨，並參照勞基法第32條之規定後可知，延長工時應經勞雇雙方之同意，不得由一方單方片面為之，亦即不論雇主或勞工單方為延長工時之決定，均不生其合法效力；故若係勞工未經雇主同意片面延長工時，則非屬合於規定之加班，自不得向雇主請求給付加班費，以免侵及雇主之同意及人事管理權。
以「加班申請單」作為核給延長工時之唯一依據，非行政法院之主流見解
雖多數民事法院法官皆支持加班申請單之合法性，但主管勞工事務的勞動部可不這麼認為，故只要勞工之出勤紀錄顯示其有延後下班之事實，且雇主無法提出其非繼續工作之具體事證時，就會遭勞檢人員開罰；可見，行政機關對於工作時間之認定，係以勞工出勤紀錄直接予以認定，至於勞工是否有對應之加班申請，在所不問。
當然，行政機關之見解絕非唯一之標準，因此，當事業單位自認遭到於法不合之裁罰時，可透過行政救濟的程序來爭取自身的權益；此時，行政法院之見解，勢必影響勞動檢查員爾後之裁罰標準。基此理由，我們應該進一步來探究，行政法院對於出勤紀錄作為工作時間之態度為何。
參考台北高等行政法院101年簡字第230號判決，法官支持出勤紀錄等同工作時間之見解，最主要的理由如下：
『原告稱：勞工於正常上班時間以外停留公司，是否確有加班事實而得申請加班費乙節，勞工應提出相關證明，不得僅以出勤記錄逕證明確已發生加班事實；且出勤紀錄之內容，充其量僅係勞工停留辦公處所之時間，不能遽予認定係勞工趙今芳及徐正珩之實際工作時間；被告僅依勞工之出勤記錄，即斷然認定原告有違法者，顯有違誤云云。按勞工趙今芳及徐正珩之出勤記錄，是原告內部之管理報表，員工在報表所顯示之工作時間內，是否確實執行工作，或確實有加班之事實，這本是原告有效管理考核的一環，若出勤紀錄之內容，有虛報或灌水情事，原告應本於行政管理之目的為適當之處置（認定該留置公司時間非屬加班，或認定自行遲誤下班時間等），原告疏於內部管理而於勞動檢查時稱出勤紀錄不表示工作紀錄，或該紀錄無法呈現實際加班之事實或實際工作之時間，自無可信。...... 渠二人之出勤紀錄內，若非執行職務，應由原告為積極之證明，原告迄今無法提出任何證據舉證渠二人超時加班的時間無關於執行職務，原告所稱自無足憑。』
由此可知，當勞工之出勤紀錄顯示其有延後下班之情形時，不能僅以勞工未按程序進行加班申請，逕自認定該延長時段非屬工作時間，而必須更進一步提出勞工非為工作而是從事私人活動之事證，否則，仍須依照勞基法第24條之規定給付延長工時工資；此為目前行政法院法官之主流見解，事業單位復責人或人資工作者應謹慎以對。
民事法院與行政法院見解歧異，事業單位該如因應？
關於出勤紀錄是否等同工作時間之認定，民事與行政法院之見解雖然有所出入，但是，究其原意，均是希望還原勞工出勤之真實狀況，一旦有延長工作之情形，應依規定給付加班費；但若僅為勞工於下班後自行逗留者，也應當就其出勤時間加以修正，進而核給其應得之工作報酬。
因此，筆者認為，在公司的工作規則或加班辦法當中，應該還是要將加班制度及其申請流程與勞工加以約定，以明確雙方之權利義務；然而，若勞工有延後下班之情形發生，且未提出相關之加班申請，則事業單位之人資主管仍有義務對個別勞工之出退勤狀況做進一步了解，探究其延後下班是否為繼續執行勞務，抑或僅處理私人事務。若為前者，理當進一步核給其應得之延長工資並釐清未提出申請之原因；若為後者，則應就當日延後下班之情形於出勤紀錄上加以註記，以便與工作時間進行區隔。就如同前述行政法院判決所言，出勤紀錄本為事業單位管理考核之環節，對於出勤紀錄之內容，應本於行政管理之目的而為適當之處置，而非謂已建立加班申請制度，即可忽略出勤紀錄之真偽，僅憑申請與否作為工作時間認定之依據，此舉應非勞務管理之本意，也與勞基法保障勞工權益之目的有所背離！
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